PPP – Produktivität – Planung – und eine Pause

Die letzten zwei Monate waren ereignisreich – mit Höhen, Herausforderungen und neuen Projekten. In diesem Rückblick nehme ich Dich mit: von technischen Ausfällen und der Suche nach besseren Alternativen, über den Launch meines neuen Angebots, bis hin zu einer wohlverdienten Auszeit in Dänemark. Außerdem gebe ich einen Ausblick auf den April und was als Nächstes ansteht. Viel Spaß beim Lesen!

Hochverfügbarkeit von Software und Diensten – ein unterschätztes Risiko?

Auch in meiner Selbständigkeit achte ich als ehemalige IT-Administratorin darauf, dass meine Tools ausfallsicher sind – oder im Notfall auf ein aktuelles Backup zugreifen kann. Man weiß ja nie. Trotzdem – 100% Sicherheit gibt es nicht und dieses Mal hat es mich bei meinem Aufgabenplanungs-Tool erwischt.

Mein Aufgabenplanungs-Tool: Ein unverzichtbarer Helfer

Ich weiß nicht wie Du Dich organisierst, aber mein Aufgabenplanungstool ist inzwischen für mich unverzichtbar geworden. Was mit ein paar Aufgaben-Kärtchen begann, hat sich zur zentralen Steuereinheit entwickelt:

• Ich habe damit einen Überblick sowohl über meine Tages- und Wochenaufgaben und plane auch die Monate und langfristigen Ziele damit.
• Wiederkehrende Aufgaben, wie beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung, oder der anstehende Monatsrückblick 😉 erscheinen automatisch zur richtigen Zeit als Aufgabenkärtchen.
• Wenn ich meine E-Mails durcharbeite und daraus weitere Aufgaben entstehen, leite ich die Mail an das Aufgaben-Tool weiter und es erstellt dort automatisch ein Aufgabenkärtchen.
• Auch meine Arbeitszeit erfasse ich damit, pro Aufgabe, wenn ich möchte.
• Am Ende des Tages sehe ich was ich geschafft habe und was nicht. Meine ToDo-Liste für den kommenden Tag schreibt sich damit fast von allein und braucht kaum mehr als eine Minute.

Der Schockmoment

Tja – und dann war das System plötzlich nicht mehr erreichbar. Das heißt, ich konnte meine Planungs-Boards zwar noch aufrufen, aber ich konnte keine Aufgaben-Karte bearbeiten, verschieben oder löschen und die Automatisierungen funktionierten auch nicht. Nachdem ich die klassischen Fehlerquellen abgeklopft hatte, (Netzwerkverbindung, Wlan checken, Neustart des Rechners, über ein anderes Gerät anmelden) war klar, dass hier eine größere Störung vorliegt.

Es war früher Freitag Abend als mein Aufgabentool ausfiel. Ich brauchte es nicht unbedingt, wollte nur “schnell mal eben” etwas nachschauen. Währenddessen begannen im TV die Nachrichten und sie starteten mit dem Bericht vom Trump-Selensky-Eklat. Das brachte mich ins Grübeln. Wie stabil sind eigentlich unsere digitalen Strukturen – gerade in diesen unsicheren Zeiten?

Clouddienste und ihre Schwachstellen

Glücklicherweise hatte ich nach ca. 20 Minuten wieder Zugriff und alles war in Ordnung. Aber was wäre, wenn der Ausfall länger gedauert hätte? Wie lange kann ich ohne dieses Tool weiter arbeiten? Wie lange kannst Du ohne Dein Planungstool auskommen? Also für mich fühlten sich die 20 Minuten so an als sei ich plötzlich erblindet. Für 2 Stunden etwa, eventuell für einen Tag, habe ich vielleicht noch im Kopf was ich an Aufgaben zu erledigen habe, aber dann wird es schnell dünn, wenn es um die nächsten Tage und Wochen geht. Schließlich verlasse ich mich auf das System, denn dafür ist es ja da, dass es mich entlastet und mir den Kopf frei hält.

Selbstverständlich hatte ich mir als alter IT-Admin schon vorher Gedanken darüber gemacht, was im Worst-Case-Fall am besten zu tun ist. Das Problem ist, dass die Aufgaben- und Projektplanungstools als Cloud-Lösung konzipiert sind. Die Software läuft nicht auf dem eigenen Rechner und die Daten liegen dort auch nicht, sondern befinden sich irgendwo bei einem Konzern im Ausland, meistens den USA.

Eine Nachfrage bei Atlassian dem Anbieter von Trello ergab, dass sie auch nicht planen eine vollumfängliche Offline-Version zur Verfügung zu stellen. Schließlich sei der Dienst für Zusammenarbeit konzipiert und das setze eben eine Internetverbindung voraus. Andere Anbieter äußern sich ähnlich.

Dieser Fall zeigt eine Schwachstelle vieler Cloud-Lösungen: Selbst mit Backups ist ein Ausfall nicht immer vermeidbar.

Politische Einflüsse auf digitale Dienste – ein Denkanstoß

Nach dem kurzen Schrecken hätte ich mich normalerweise entspannt zurück gelehnt und mir überlegt, mich “irgendwann” einmal darum zu kümmern und zu schauen, welche Möglichkeiten der Ausfallsicherheit es gibt und welche davon ich umsetzen will.

Aber – Wer weiß was uns in den nächsten Jahren noch politisch bevorsteht? Die USA sind seit einiger Zeit immer wieder für eine Überraschung gut. Ein Grund mehr sich nach europäischen Alternativen umzusehen. Man muss hier nichts über das Knie brechen, aber ein jährlicher Check der genutzen Software ist sinnvoll. Wenn man sich dann nach einer neuen Software umsieht, schadet es nicht europäische Anbieter in die Überlegungen einzubeziehen. Man muss auch nicht bei Null anfangen. Hier hat zum Beispiel Constantin Graf schon eine umfangreiche Liste an Alternativen zusammengestellt:

https://european-alternatives.eu/de/alternativen-zu

Da die Liste schon sehr lang ist, habe ich mal eine Auswahl der wichtigsten Programme getroffen, die wohl jeder Selbständige in seinem Online-Business benutzt. Alternative zu:

• Zoom, Videokonferenzsystem, 10 Alternativen https://european-alternatives.eu/de/alternativen-zu/zoom
• Google, Suchmaschine, 6 Alternativen https://european-alternatives.eu/de/alternativen-zu/microsoft-bing
• Dropbox, Filehosting, 11 Alternativen https://european-alternatives.eu/de/alternativen-zu/dropbox
• E-Mail Marketing-Tool, zum Beispiel Brevo.com (Frankreich) oder Mailerlite.com (Irland), Getresponse.com (Polen)
• Calendly, Buchungskalender, Alternative: tucalendi.com (Spanien)
• Chat GPT, allgemeiner KI Assistent, 1 Alternative: Le Chat (Frankreich) https://chat.mistral.ai/chat

Ich könnte noch viel mehr dazu schreiben – doch für diesen Monatsrückblick soll es genügen. Falls Dich das Thema interessiert, lass es mich wissen! Je nach Feedback könnte ich vertiefende Blogartikel oder sogar einen Workshop dazu entwickeln.

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5 Hacks für mehr Fokus – mein kostenloses Angebot für Dich!

Ein Meilenstein für mich: Mein erstes kostenloses Angebot ist endlich da!

Für wen ist dieser Kurs gedacht?

Dieses Angebot hilft Dir, aus der Flut an Aufgaben auszusteigen und wieder auf das Wichtige zu fokussieren. Ich habe 5 Hacks zusammengestellt, um aus diesem Chaos an zu vielen Aufgaben, Gedanken, Ideen aussteigen zu können. Du bekommst damit den Anfang des roten Fadens, um die Dinge wieder in die richtigen Bahnen zu bringen. Das Ganze habe ich in kleine, handhabbare Schritte unterteilt und als 5-tägige E-Mail Serie konzipiert.

Warum ein E-Mail-Kurs statt eines PDFs?

Ich war etwas hin- und her gerissen, ob es ein E-Mail Kurs sein soll, oder ob alle Tipps in einem PDF-Dokument besser aufgehoben sind. Ich habe mich für den 5-tägigen E-Mail Kurs entschieden.

Ein PDF wird oft nur heruntergeladen, kurz überflogen – und dann vergessen. E-Mail-Kurs hingegen bringt tägliche Erinnerungen und kleine, machbare Schritte.

Probiere es aus:

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Was habe ich neues gebloggt?

Wegen Urlaub und Angebotserstellung ist dieses Mal nur ein Blogartikel hinzugekommen. “Die Kunst kluge Entscheidungen zu treffen”. Ausgehend von meinen unterschwelligen und diffusen Gefühlen mit Instagram, habe ich meine Überlegungen so durchstrukturiert, dass nun ein Leitfaden vorliegt, mit der man Punkt für Punkt seinen unbestimmten Gefühlen auf den Grund gehen kann. Als Ergebnis hast Du dann wichtige Erkenntnisse gewonnen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Hindernis oder Wegweiser? Die Kunst, kluge Entscheidungen zu treffen – 7 Tipps

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Was war sonst noch?

Eat – Read – Sleep – Repeat

Zwei Wochen Urlaub in Dänemark 🇩🇰 – lange hatte ich mich darauf gefreut! Das erste Mal wieder Urlaub im Ausland, seit wir wieder in Deutschland leben.

Ein wunderschönes Ferienhaus, traumhaftes Wetter, tolle Gegend – und jeden Tag frischen Fisch!

Normalerweise lese ich mehrere Bücher gleichzeitig, aber im Urlaub wollte ich diese Gewohnheit durchbrechen. Also habe ich mir bewusst nur zwei Bücher mitgenommen – für jede Woche eins. Und zwar als Taschenbuch, um meine Bildschirmzeit zu reduzieren. Das hat tatsächlich funktioniert.

Eines der Bücher war „Das Schiff“ von Andreas Brandhorst – ein Science-Fiction-Roman epischen Ausmaßes. Eine eigene Welt mit eigener Kultur, eigener Sprache und sogar einem Glossar, um bei den vielen Wortneuschöpfungen nicht den Überblick zu verlieren. Definitiv kein Buch für zwischendurch, sondern etwas, in das man tief eintauchen muss – perfekt für den Urlaub. Es war mein erstes Buch dieses deutschen Autors, aber bestimmt nicht mein letztes.

Besonders faszinierend war, dass ich das Gefühl hatte, mein Denken hätte sich verändert. Schwer zu beschreiben – ich glaube, ich denke jetzt „irgendwie“ in größeren Dimensionen. Ich weiß nicht, ob es sich auf meine Arbeit oder mein Leben auswirkt, aber etwas fühlt sich anders an, seitdem ich das Buch gelesen habe. Sehr spannend.

Und wie der Zufall es will, spülte mir der Instagram-Algorithmus dieses Zitat in den Feed:

„Bücher erreichen Stellen im Gehirn, da kommt der Fernseher gar nicht hin.“

(gesehen bei: Letterzauberei)

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Was steht im April 2025 an?

Die Webseite wird weiter ausgebaut:

• Ein Blogartikel mit 53 Fun-Facts über mich ist in Planung.
• Mein 1:1-Angebot soll endlich auf die Webseite.
• Es wird weitere Blogartikel geben – unter anderem zu Ideenmanagement und dem Tool Obsidian.

Start der Produktion meines Online-Kurses zu Obsidian

Das Thema steht seit Monaten auf meiner Liste – jetzt soll es wirklich losgehen!

Ostern! 🐣

Und natürlich: Überraschendes & Unvorhergesehenes.

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Und bei Dir?

Wie lief es bei Dir in den letzten zwei Monaten? Ist etwas Aufregendes passiert? Kommst Du mit Deinen Plänen voran?

Schreib es in die Kommentare oder direkt an moin@sabinebahr.com – ich bin gespannt, was Du zu berichten hast und beantworte Deine Fragen gern!

Liebe Grüße

Sabine

Übrigens: Bei Judith Peters gibt es noch viele andere Blogger die regelmäßig ihre Monatsrückblicke dort veröffentlichen.